Como funciona
Quatro semanas até ao primeiro colega.
Um piloto com preço fechado, um KPI acordado e a governação entregue no fim. Do seu lado, uma VM, um consentimento e algumas horas de conversa.
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Auditoria e servidor
Mapeamos os processos com os gestores, escolhemos a primeira função pelo número de horas que liberta, e preparamos a VM na sua infraestrutura.
- Mapa de processos e lista de funções candidatas, ordenada por horas libertadas
- Linha de base do KPI do primeiro agente
- VM preparada e ligada ao Teams por túnel zero-trust
- Matriz de aprovações: o que é automático, o que precisa de um toque, o que precisa de dois
Quem faz: a sua TI dá uma VM e um consentimento de administrador M365, uma vez; os gestores dão 1 a 2 horas de entrevistas; nós fazemos o resto
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Chefe de Gabinete no Teams
O primeiro colega entra. Gere acessos, licenças e o canal de anúncios, e começa a enviar o resumo diário.
- Chefe de Gabinete instalado para toda a gente no Teams
- Tema de nomes e avatares escolhido
- Resumo diário às 08:30 no canal de gestão
- Comunicação aos trabalhadores (Lei 13/2023) entregue antes do arranque
Quem faz: os gestores escolhem o tema e experimentam falar com ele; nós instalamos, configuramos e afinamos
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Primeiro agente de função
Contratado por conversa, com o cartão de aprovação nas mãos do gestor. A partir daqui faz trabalho real todos os dias.
- Agente contratado no chat, com carta de funções aprovada
- Integrações com as suas ferramentas (ERP, Jira, faturação…) construídas e documentadas
- Primeiras tarefas reais a passar pelo agente, com aprovações a funcionar
Quem faz: um gestor aprova com um toque e dá instruções; nós construímos as integrações e corrigimos o que aparecer
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KPI e entrega
Medimos contra a linha de base, formamos os gestores e entregamos a governação adotada.
- Relatório do KPI: antes e depois
- Formação de gestores (2 h): dar instruções, aprovar, o que não delegar
- Pacote de governação: política, matriz de aprovações, registos de conformidade
- Manual de operação e passagem documentada
Quem faz: os gestores reveem e decidem o que vem a seguir; nós formamos, documentamos e entregamos
Contratar por conversa
Como se contrata um colega, do princípio ao fim.
O gestor descreve o problema. O Chefe de Gabinete faz as perguntas, redige a carta de funções, propõe um nome e um avatar e envia o cartão. Nada arranca sem a aprovação do gestor.
Consigo. Para redigir a carta de funções preciso de três coisas:
- Onde está o estado das obras? (Jira, Planner, Excel, email…)
- Quem recebe o resumo e a que horas?
- Há alguma coisa que o colega nunca deva fazer sozinho?
Carta de funções pronta. Resumo:
- Lê o Jira e a caixa de obras; escreve o resumo semanal em 12 linhas: atrasos, bloqueios, decisões pendentes.
- Responde a perguntas de acompanhamento no canal.
- Nunca contacta clientes — se for preciso, pede a uma pessoa.
Dentro do tema «animais da savana», proponho o nome Girafa. Avatar gerado — quer ver outro?
- Função
- Resumo semanal de obras, segunda às 08:00, no canal de direção
- Ferramentas
- Jira (leitura), caixa de obras (leitura), Teams
- Nunca sem aprovação
- Contactar clientes
- Responde a
- Marta
Depois do piloto
A equipa cresce por conversa. A operação é nossa.
Operação gerida, todos os meses
- Atualizações da plataforma e mudanças de modelo, anunciadas no canal
- Vigilância, verificações de saúde e cópias de segurança diárias
- Relatório mensal de utilização e custos
- Revisão mensal connosco: o que correu bem, o que afinar, que função vem a seguir
Contratar o segundo, o terceiro…
O seu Chefe de Gabinete contrata cada novo colega pelo mesmo fluxo: entrevista, carta, cartão, toque. Nós construímos as integrações que faltarem e revemos a carta.
Dispensar um colega
Também por conversa: «dispensa o Orçamentista». O Chefe de Gabinete envia um cartão; ao toque, o agente sai do Teams e o contentor para. A carta e o histórico ficam guardados, se quiser voltar a contratá-lo.
Acrescentar um lugar
Um lugar é uma subscrição fixa de modelo que alimenta 3 a 5 agentes. O Chefe de Gabinete revê o uso todos os dias e propõe quando acrescentar um — a decisão é sua. Ver Modelos de IA.
Requisitos
O que precisamos do seu lado.
Precisamos
- Um tenant Microsoft 365 com Teams
- Uma VM (4 vCPU / 8 GB, Ubuntu) na sua infraestrutura ou nuvem privada
- HTTPS de saída a partir dessa VM
- Um consentimento de administrador M365, uma vez
- Um gestor responsável por cada agente
Não precisamos
- VPN para dentro da sua rede — só o túnel de saída para o Teams
- Administrador de domínio nem acesso às suas contas
- Credenciais nas mãos dos agentes — os segredos ficam no 1Password da empresa e entram nos contentores por uma conta de serviço
- Ferramentas novas que a equipa tenha de aprender a utilizar
Perguntas frequentes
Sobre o piloto.
Quanto tempo nos ocupa, na prática?
Na semana 1, 1 a 2 horas de entrevistas por gestor envolvido. Depois, minutos por dia: responder ao agente, aprovar cartões. A formação da semana 4 dura 2 horas.
Precisamos de alguém técnico do nosso lado?
Só para duas coisas, uma vez: criar a VM e dar o consentimento de administrador no Microsoft 365. Não é preciso saber programar nem gerir servidores — a operação é nossa.
O que acontece se o agente errar?
Tudo o que tem consequências passa por um cartão de aprovação; o erro fica no rascunho, não no cliente. O que o agente fez fica em registo. Corrigimos a carta de funções e o agente aprende a convenção.
Podemos começar por uma função além das oito apresentadas?
Sim. As oito funções são pontos de partida. Na auditoria escolhemos a função que liberta mais horas na sua empresa, seja qual for.
E se ao dia 30 não estiver a funcionar?
O piloto tem um KPI acordado na semana 1 e uma revisão na semana 4, medida contra a linha de base. Se o resultado ficar aquém, a revisão diz porquê e o que falta. A decisão de continuar é sua: a operação gerida é mensal, sem fidelização, e fica com tudo o que foi instalado.